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Outsourcing informático – problemas e como os evitar

O que é o Outsourcing informático?

Outsourcing informático é quando a sua empresa recorre a um parceiro especializado para gerir toda a sua estrutura de sistemas informáticos, alocando uma equipa que está inteiramente dedicada a esse serviço. No fundo, é um departamento de informática da sua empresa, mas gerido por terceiros. Normalmente, as empresas escolhem este tipo de prática para reduzir custos, aumentar capacidade tecnológica e melhorar o foco dos seus colaboradores.

O serviço de outsourcing pode ser praticado nos escritórios da sua empresa, permitindo que os colaboradores de informática se relacionem e integrem de forma completa na sua equipa. Alternativamente, pode ser feito a partir dos escritórios do parceiro, o que, perdendo algumas das vantagens, representa um corte de custos maior. Várias empresas oferecem estes serviços com equipas deslocadas noutros países, o que pode cortar ainda mais nos custos. Arrisca, no entanto, uma falta de proximidade, não só física, mas também no que concerne à cultura empresarial e, por vezes, a horários de trabalho desfasados.

Se já leu sobre bons motivos para contratar um serviço de outsourcing informático, já sabe que este tipo de serviço tem inúmeras vantagens e é, regra geral, uma boa opção para empresas que têm necessidade de uma equipa de informática permanente e de dimensão considerável. Caso as necessidades de apoio informático da sua empresa sejam substancialmente menores, considere alternativamente subcontratar a gestão do seu sistema informático, por avença ou de forma pontual.

Há, no entanto, vários aspectos que podem correr mal num processo de outsourcing. Por isso, é importante estar atento e garantir que o seu parceiro tem a resposta que mais se adequa à sua empresa.

O que pode correr mal?

Objectivos desalinhados
Para um serviço de outsourcing funcionar, é importante que o seu parceiro compreenda e assuma os objectivos do seu negócio e que a forma como o contrato está desenhado o incentive a trabalhar no mesmo sentido que a sua equipa. Só assim se pode garantir que as decisões de sistemas de informática vão estar alinhadas com as necessidades da sua empresa.

Abordagem errada na definição de objectivos
Na identificação dos objectivos do departamento de informática, é muito importante que se evite o foco na execução de processos seguindo uma receita específica. Em vez disso, os objectivos devem estar construídos como resultados finais que se espera obter. Assim, o seu parceiro terá incentivo para ser criativo e empenhado em melhorar os processos e não usará a desculpa de dizer “só fiz como me mandou!”. Com esta abordagem, torna-se mais fácil definir objectivos específicos e quantificáveis para medir a qualidade do serviço do seu parceiro. Facilita ainda o foco no longo-prazo.

Cultura empresarial
Para a sua empresa funcionar em pleno, é importante que todos os colaboradores estejam muito bem alinhados em torno de uma cultura empresarial comum, que se conheçam e criem uma certa cumplicidade. Em serviços de outsourcing, este é um desafio difícil de ultrapassar, mas que pode ser contornado pela criação de proximidade, preferencialmente física, entre as duas equipas.

Perda de controlo
Contratar um serviço de outsourcing informático não deveria reduzir o controlo que tem sobre a direcção e objectivos do seu sistema, ainda que, por vezes, possa dar essa sensação. É importante, portanto, que escolha um parceiro com quem tenha facilidade em comunicar e que entenda aquilo que procura para a sua empresa.

Acesso a informação
O facto de haver outra empresa com acesso à informação, por vezes sensível, da sua empresa, pode ser um risco. É importante que os limites de acesso e utilização desta informação sejam bem especificados no contrato de serviço, de forma a evitar que sejam mal geridos. Ter um parceiro próximo no qual possa confiar também é crucial para o sucesso desse processo.

Normas e requisitos
Normalmente, um serviço de outsourcing vai melhorar substancialmente a posição da sua empresa no que toca à segurança dos sistemas, ao cumprimento de normas legais e observância de boas práticas. No entanto, se o outsourcing for feito a partir de outro país e sem os devidos cuidados, pode acabar a corresponder a normas e requisitos diferentes dos que a sua empresa tem de cumprir. Se o serviço for assegurado por uma equipa em horários desfasados, corre ainda o risco de falhas de sistema durante períodos mais longos.

Que cuidados devo ter?

Para evitar os problemas associados ao processo de outsourcing, é importante ter alguns cuidados. Em primeiro lugar, deve avaliar a forma como está a funcionar actualmente a gestão de sistemas informáticos na sua empresa, independentemente de qual a solução que utiliza. Os sistemas funcionam? Quando há problemas pontuais, são resolvidos? Há uma estratégia de futuro clara e definida? São implementadas melhorias incrementais no sistema com regularidade?

Depois de pensar nestes problemas, será mais fácil tomar uma decisão sobre qual o formato e objectivos a definir com o seu parceiro de outsourcing. Um bom parceiro é aquele que o ajudará a tomar essa decisão e a desenhar objectivos específicos que criem incentivos na mesma direcção para ambas as partes.

Além disto, é essencial a existência de muito boa comunicação e proximidade. É particularmente importante haver um gestor de informática que faz a ponte entre os colaboradores da equipa, o parceiro e a sua empresa.

Na Loading Happinessoferecemos um serviço de outsourcing informático que garante todas as vantagens inerentes a este tipo de serviço, mantendo uma grande proximidade, ao colocar a equipa a trabalhar directamente nos escritórios da sua empresa. Além disso, temos uma equipa com competências muito variadas e complementares que acompanham os colaboradores que colocarmos na sua empresa e estão sempre disponíveis para o ajudar a ajustar a solução a qualquer momento, de acordo com as necessidades do seu negócio.

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